Keine Verbindung zum Mailserver: Prüfliste für Ihr Mailprogramm

Im Browser klappt der Zugriff auf das Postfach, aber das Mailprogramm meldet einen Fehler: „Verbindung zum Server fehlgeschlagen“, „Anmeldung beim Server nicht möglich“ oder, auf englischsprachigen Geräten, „connection to the server failed“. Zwei Angaben entscheiden fast immer darüber, warum keine Verbindung zum Mailserver zustande kommt, und ein Test von einer Minute zeigt Ihnen, wo Sie suchen müssen.

Inhaltsverzeichnis

• Der häufigste Fehler: der Benutzername ist die ganze Adresse
• Der Test, der die Ursache eingrenzt: Anmeldung im Webmail
• Die richtigen Serverdaten: Ports und SMTP-Einstellungen
• Das Passwort wird nicht angenommen, obwohl es stimmt
• Keine Verbindung zum Mailserver: Netz, Router und Firewall prüfen
• Weitere Fehlerbilder in Outlook, Thunderbird und Apple Mail
• Was Sie sonst noch wissen sollten

Der häufigste Fehler: der Benutzername ist die ganze Adresse

Der Benutzername für Ihr E-Mail-Konto ist die vollständige E-Mail-Adresse, nicht der Teil vor dem At-Zeichen. Plesk nennt diese Angabe Mailserver-Benutzername und zeigt dort die ganze Adresse.

Daran scheitern die meisten Anmeldungen, die eigentlich richtig aussehen. Prüfen Sie diesen Punkt zuerst, er kostet zehn Sekunden.

Der Test, der die Ursache eingrenzt: Anmeldung im Webmail

Melden Sie sich im Webmail an, im Browser, mit derselben Adresse und demselben Passwort. Den Verweis WebMail finden Sie in Plesk unter E-Mail in der Zeile Ihrer Adresse, gleich neben Einrichten des E-Mail-Clients.

Dieser Test erspart Ihnen das Raten. Ohne ihn suchen Sie im Mailprogramm nach einem Fehler, der beim Passwort liegt, oder umgekehrt. Wie Sie ein Postfach-Passwort neu setzen, steht im Beitrag Passwort einer E-Mail-Adresse in Plesk ändern.

Die richtigen Serverdaten: Ports und SMTP-Einstellungen

Alle Angaben, die Ihr Programm braucht, stehen in einem einzigen Fenster. Öffnen Sie dazu in der Zeile Ihrer Adresse Einrichten des E-Mail-Clients. Mit Client ist dabei Ihr Mailprogramm gemeint.

Die Angaben gelten für Postfächer auf unseren Servern. Ein Konto bei Gmail oder GMX bringt eigene Serverdaten mit, die stehen beim jeweiligen Anbieter.

Alle drei Ports sind die verschlüsselten Varianten. Stellen Sie im Programm also SSL beziehungsweise TLS ein. Trägt Ihr Programm von sich aus 110, 143 oder 25 ein, sind das die unverschlüsselten Gegenstücke, und die passen hier nicht.

Der Postausgangsserver braucht eine Anmeldung. Plesk schreibt es in die Beschriftung: „Postausgangsserver (authentifizierung erforderlich)“. Viele Programme haben dafür ein eigenes Kästchen mit dem Wort Authentifizierung, manche übernehmen auf Knopfdruck die Angaben des Posteingangs. Fehlt diese Einstellung, empfangen Sie Post, können aber keine E-Mails versenden.

Eine automatische Einrichtung gibt es nicht. Plesk sagt das selbst: „Automatische Konfiguration ist auf diesem Server nicht verfügbar.“ Tragen Sie die Werte von Hand ein und benutzen Sie dabei die Kopiersymbole neben den Feldern, das erspart Tippfehler. Ausführlich steht der Weg zu diesem Fenster im Beitrag E-Mail-Adresse in Plesk anlegen.

Das Passwort wird nicht angenommen, obwohl es stimmt

Sechs Ursachen kommen dafür in Frage. Gehen Sie sie von oben nach unten durch, die erste ist mit Abstand die häufigste.

#Der Benutzername ist nicht die ganze Adresse

Steht im Feld nur info statt info@ihredomain.de, lehnt der Mailserver die Anmeldung ab. Der Login besteht immer aus der vollen Adresse.

#Es ist das falsche Passwort

Das Postfach hat ein eigenes Passwort, das mit Ihrem Plesk-Zugang nichts zu tun hat. Nur wenn das Postfach zusätzlich Zugang zur Verwaltung hat, ist es dasselbe.

#Das Programm hat das alte Passwort gespeichert

Nach einer Änderung tragen Sie es an jedem Gerät neu ein: Rechner, Telefon und Tablet, unter Windows genauso wie auf einem Android-Gerät oder einem iPhone.

#Beim Kopieren sind Zeichen verlorengegangen

Ein Leerzeichen am Ende reicht schon. Tippen Sie das Passwort einmal von Hand ein, statt es einzufügen.

#Der Postausgang wird gesondert geprüft

Manche Programme, darunter Microsoft Outlook, fragen das Passwort für den Postausgang getrennt ab. Trägt man es dort nicht ein, funktioniert der Empfang und nur das Versenden meldet einen Fehler.

#Zu viele Fehlversuche haben die Adresse gesperrt

Auf den Servern läuft ein Schutz, der eine Adresse nach mehreren falschen Anmeldungen zeitweise sperrt. Ein Telefon, das im Hintergrund alle fünf Minuten mit falschem Passwort abfragt, löst das zuverlässig aus. Schalten Sie den Abruf deshalb auf allen Geräten ab, bevor Sie in Ruhe suchen.

Keine Verbindung zum Mailserver: Netz, Router und Firewall prüfen

Kommt gar keine Verbindung zustande, wartet das Programm meist lange und meldet dann eine Zeitüberschreitung statt eines Passwortfehlers. Dann liegt es selten am Postfach. Diese vier Punkte klären den Fall.

#Liegt es an Ihrem Netz?

Der Test dauert eine Minute: Schalten Sie am Telefon das WLAN ab und rufen Sie über Mobilfunk ab. Klappt es dort, sperrt Ihr Netz die Mailports. In Firmennetzen und in Gäste-WLANs ist das üblich, und auch eine Firewall, eine Sicherheitssoftware auf dem Rechner oder der Router zu Hause können den Verbindungsaufbau blockieren.

#Stimmt der Servername?

Sowohl als POP3- oder IMAP-Server für den Eingang als auch als SMTP-Server für den Ausgang trägt Plesk Ihren Domainnamen ein, nicht den Namen des Servers, auf dem die Verwaltung läuft. Vergleichen Sie den Eintrag im Programm Zeichen für Zeichen mit dem Fenster oben.

#Zeigt die Domain schon hierher?

Nach einer Bestellung oder einem Umzug dauert es, bis die Domain auf unsere Server verweist. Solange das nicht der Fall ist, findet Ihr Programm den Mailserver nicht, obwohl Adresse und Passwort stimmen.

#Läuft der Maildienst für die Domain?

Öffnen Sie in Plesk E-Mail und dort die Registerkarte E-Mail-Einstellungen. In der Spalte E-Mail-Service muss ein Ein stehen. Steht dort etwas anderes, nimmt der Server für diese Domain gar keine Post an.

Weitere Fehlerbilder in Outlook, Thunderbird und Apple Mail

Vier Beobachtungen tauchen in den Anfragen immer wieder auf, unabhängig davon, welches Programm im Einsatz ist.

#Empfangen geht, versenden nicht

Fast immer fehlt die Anmeldung am Postausgangsserver. Prüfen Sie das Kästchen zur Authentifizierung und den Port 465. Manche Zugangsanbieter sperren den Versand über fremde SMTP-Server zusätzlich im eigenen Netz.

#Auf einem Gerät geht es, auf dem anderen nicht

Dann liegt es an den Einstellungen dieses Geräts und nicht am Postfach. Vergleichen Sie beide Konten Feld für Feld, besonders Benutzername, Port und Verschlüsselung. Oft geht es schneller, das Konto auf dem stillen Gerät zu löschen und neu zu konfigurieren.

#Die Verbindung bricht immer wieder ab

Prüfen Sie, ob mehrere Geräte gleichzeitig mit POP3 abrufen. Dafür ist das Protokoll nicht gemacht, und das Postfach meldet dann, dass bereits eine Sitzung läuft. Was dahintersteckt, steht im Beitrag Session aktiv: Meldung beim Mailabruf lösen. Mit IMAP ist der gleichzeitige Zugriff dagegen der Normalfall.

#Das Programm warnt vor dem Zertifikat

Prüfen Sie zuerst, ob Sie sich im Servernamen vertippt haben. Eine solche Warnung gehört nicht blind weggeklickt, sie zeigt oft genau den Tippfehler an, den Sie suchen.

Was Sie sonst noch wissen sollten

Ändern Sie nicht mehrere Dinge gleichzeitig. Eine Einstellung ändern, testen, weiter. Sonst wissen Sie am Ende nicht, was geholfen hat, und tragen drei Umwege mit sich herum.

Notieren Sie die genaue Fehlermeldung samt Fehlercode, bevor Sie etwas umstellen. Wenn Sie uns danach kontaktieren, sparen der Wortlaut, das Programm und die Angabe, ob Webmail funktioniert, eine ganze Runde Rückfragen.