Abwesenheitsnotiz in Plesk einrichten: die automatische Antwort

Fünf Felder, zwei Minuten, und eines davon entscheidet darüber, ob die Sache im November noch vom Sommerurlaub erzählt. Wer eine Abwesenheitsnotiz in Plesk einrichten möchte, findet die Einstellung nicht zentral, sondern in der E-Mail-Adresse, deren Post beantwortet werden soll.

Die automatische Antwort gehört zu genau einer Adresse. Haben Sie mehrere Adressen, richten Sie sie einzeln ein. Aliase sind mit abgedeckt, denn Post an einen Alias landet im selben Postfach.

Inhaltsverzeichnis

• Schritt 1: Die E-Mail-Adresse öffnen
• Schritt 2: Das Formular ausfüllen
• Die beiden Felder, die man leicht übersieht
• Was in den Text gehört, und was nicht
• Abwesenheitsnotiz in Plesk einrichten oder in Webmail?
• Wenn die automatische Antwort ausbleibt
• Nach dem Urlaub wieder ausschalten

Schritt 1: Die E-Mail-Adresse öffnen

Sie brauchen dafür nur den Zugang zur Plesk-Verwaltung, das Passwort des Postfachs selbst nicht. Klicken Sie links auf E-Mail und dann auf die Adresse, um die es geht. Oben erscheinen fünf Registerkarten, wählen Sie dort Autom. Antwort.

Plesk erklärt gleich darüber, worum es geht: Die automatische Antwort ist „eine Standardmethode, um Absender zu benachrichtigen, dass Sie abwesend oder verreist sind“.

Schritt 2: Das Formular ausfüllen

Alle Felder liegen untereinander in einem einzigen Formular, am Ende speichern Sie unten mit OK. Sie erstellen die Notiz also in einem Durchgang und konfigurieren dabei zugleich, wie oft und wie lange geantwortet wird.

Aktivieren Sie zuerst das Häkchen bei Automatische Antwort einschalten, erst dann lassen sich die Felder darunter benutzen. Von da an beantwortet der Server eingehende Nachrichten automatisch, ohne dass Ihr Rechner beteiligt ist. Die übrigen Vorgaben können Sie in aller Regel so lassen, wie Plesk sie anbietet.

Der vorbelegte Betreff sieht sperrig aus, ist aber praktisch: Der Ausdruck in den spitzen Klammern wird beim Versand durch den Betreff der eingegangenen Nachricht ersetzt. Aus einer Anfrage „Angebot Küche“ wird so die Antwort „Re: Angebot Küche“, und der Absender erkennt sofort, worauf sie sich bezieht. Beim Nachrichtenformat empfiehlt Plesk selbst, „die Option Nur-Text-Format beizubehalten“. Denn nicht jedes Programm kann HTML-formatierten Text anzeigen. Der Empfänger sieht die Nachricht dann anders als Sie. Zur Kodierung schreibt Plesk: „Die empfohlene Kodierung ist UTF-8.“ Eine andere Wahl führt außerdem nur dazu, dass Umlaute beim Empfänger falsch ankommen.

#Der Nachrichtentext

Das ist das Feld, das zählt. Tragen Sie hier den gewünschten Text ein, den Plesk dann automatisch verschickt. Ein Vorschlag zum Übernehmen und Anpassen:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich 31. August nicht erreichbar und lese in dieser Zeit keine E-Mails.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an kollege@ihredomain.de.

Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Ich melde mich nach meiner Rückkehr.

Freundliche Grüße

#Das Ausschaltdatum

Setzen Sie das Häkchen bei Automatische Antwort ausschalten am und wählen Sie den Tag Ihrer Rückkehr. Die Antwort hört dann am angegebenen Datum von selbst auf. Das ist das wichtigste Feld des ganzen Formulars: Ohne Enddatum antwortet Ihr Postfach weiter, bis Sie daran denken, und das ist erfahrungsgemäß Wochen später. Wir empfehlen, es lieber einen Tag zu früh zu setzen, eine abgelaufene Notiz ist harmloser als eine, die im Herbst noch von der Urlaubsvertretung erzählt.

Die beiden Felder, die man leicht übersieht

Zwei Einstellungen stehen unscheinbar zwischen den anderen und wirken sich trotzdem deutlich aus. Deshalb lohnt sich ein Blick darauf, bevor Sie speichern.

#Weiterleiten an

Plesk erklärt das Feld so: „Wenn die automatische Nachricht versendet wird, dann wird die originale Nachricht an die angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.“ Das Postfach leitet Nachrichten an eine andere E-Mail-Adresse weiter, sobald es geantwortet hat. So erreicht die Post während Ihrer Abwesenheit eine Vertretung.

Sagen Sie es dann aber im Text. Wer schreibt „Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet“, während sie es doch wird, hat ein Datenschutzproblem. Besser: „Ihre Nachricht wird an meine Vertretung weitergeleitet.“

#Wie oft sendet Plesk die automatische Antwort?

Das Feld heißt vollständig Automatische Antwort an dieselbe E-Mail-Adresse nicht mehr als x Male pro Tag senden. Eingestellt ist dort die 1, und dieser voreingestellte Wert sollte bleiben: Wer Ihnen an einem Tag fünfmal schreibt, bekommt die Notiz nur 1 mal. Schickt jemand also mehrere Nachrichten von derselben E-Mail-Adresse, antwortet Plesk automatisch nur beim ersten Mal.

Darunter liegt außerdem Datei anhängen. Für eine Abwesenheitsnotiz brauchen Sie das nicht, und Anhänge an fremde Absender sind selten eine gute Idee.

Was in den Text gehört, und was nicht

Vier Angaben machen den Unterschied zwischen einer hilfreichen und einer ärgerlichen Notiz. Deshalb lohnt es sich, den Text einmal in Ruhe zu schreiben:

• Bis wann Sie weg sind, mit Datum und dem Wort „einschließlich“.
• Ob Sie die Post lesen oder nicht. Beides ist in Ordnung, aber der Absender will es wissen.
• Eine Vertretung mit Adresse, wenn es sie gibt.
• Was mit der Nachricht passiert, siehe oben.

Weglassen sollten Sie dagegen unbedingt Ihre Handynummer, die Reiseroute und den Hinweis, dass die Wohnung leer steht. Eine Abwesenheitsnotiz geht an jeden, der schreibt, auch an die Absender von Werbe- und Betrugsmails.

Abwesenheitsnotiz in Plesk einrichten oder in Webmail?

Die hier beschriebene Funktion liegt in Plesk und arbeitet auf dem Server. Sie wirkt deshalb unabhängig davon, ob Sie Ihre Post später über Webmail im Browser lesen, etwa mit Roundcube, oder mit einem Mailprogramm auf dem Rechner. Ihr Rechner darf ausgeschaltet sein, die Antwort wird trotzdem automatisch gesendet.

Die Bilder stammen aus Plesk Obsidian, der aktuellen Fassung der Verwaltung. Ältere Anleitungen zeigen an dieser Stelle noch Briefumschlag-Symbole aus der Zeit vor Plesk, der Weg über die Registerkarte ist heute der einzige.

Wenn die automatische Antwort ausbleibt

Bleibt die Antwort aus oder kommt sie anders an als gedacht, liegt es fast immer an einer dieser vier Stellen. Wer die Abwesenheitsnotiz in Plesk einrichten will und nichts passieren sieht, findet die Ursache jedoch meistens schon im ersten Punkt.

#Es wird gar nicht geantwortet

Prüfen Sie zuerst, ob das Häkchen bei Automatische Antwort einschalten wirklich gesetzt und gespeichert ist, und ob das Ausschaltdatum nicht schon vorbei ist. Beides sieht man dem Postfach von außen nicht an.

#Der Absender bekommt nur einmal eine Antwort

So ist es gedacht. Verantwortlich ist die Begrenzung pro Tag, die auf 1 steht.

#Umlaute kommen falsch an

Dann steht bei der Kodierung nicht UTF-8. Stellen Sie es zurück und speichern Sie erneut.

#Auch auf Werbemails wird geantwortet

Das lässt sich nicht ganz verhindern. Die Menge begrenzt der Spamfilter, denn was er erkennt, stellt er gar nicht erst zu.

Nach dem Urlaub wieder ausschalten

Haben Sie ein Enddatum gesetzt, müssen Sie nichts weiter tun, die Notiz schaltet sich am gewählten Tag automatisch ab. Ohne Enddatum entfernen Sie dasselbe Häkchen wieder, sobald Sie aus dem Urlaub zurückkommen, und speichern. Der Text bleibt dabei erhalten und lässt sich beim nächsten Mal wiederverwenden, Sie passen dann nur noch das Datum an.

Abwesenheitsnotizen gehören zu den Einstellungen, die man nach der Rückkehr am ehesten vergisst. Wer das Ausschaltdatum von Anfang an setzt, muss gar nicht daran denken.